Structure de gestion

L’établissement d’une structure de gestion de projet efficace est primordial pour sa réussite. Chaque projet a besoin d’une direction, d’une gestion, d’un mécanisme de contrôle et d’une stratégie de communication, en se basant sur un cadre qui peut différer de la structure hiérarchique en vigueur au sein de l’institution concernée.

Tout projet étant interfonctionnel et impliquant des partenariats, son cadre doit être flexible pour permettre la contribution de différentes parties prenantes amenant chacune une valeur ajoutée.

La structure de gestion du projet du PNUD doit se composer de telle façon que la répartition des rôles et responsabilités représentent les différents intérêts impliqués dans le projet.

Comité de projet : le Comité de projet représente le groupe responsable des décisions relatives à l’orientation d’un projet lorsque des directives sont sollicitées par le Chef de projet, y compris l’approbation des révisions. Des revues du projet sont effectuées par ce groupe à des points de décision déterminés pendant la durée du projet, ou lorsque le Chef de projet les estime nécessaires. Ce groupe comporte trois fonctions :

• Une Direction, qui préside le groupe
• un partenaire fournisseur, qui fournit des directives en ce qui concerne la faisabilité technique du projet
• un partenaire bénéficiaire, qui assure la réalisation de bénéfices du point de vue des bénéficiaires du projet.

Les membres potentiels du Comité de projet sont proposés et recommandés pour approbation au cours de la réunion du Comité Local d’Examen des Projets (LPAC). Par exemple :

• la fonction de Direction peut être tenue par un représentant du partenaire de mise en œuvre ou du PNUD
• la fonction de partenaire fournisseur peut être tenue par un représentant d’une direction au sein d’un ministère et/ou du PNUD
• le rôle du partenaire bénéficiaire peut être tenu par les représentants du gouvernement ou de la société civile.

Les représentants ou autres parties concernées peuvent être inclus au Comité, le cas échéant. Cette structure est très dépendante du contexte du projet et varie d’un projet à un autre

Chef de projet : le/la Chef de projet est responsable de la gestion quotidienne et des décisions concernant la mise en œuvre du projet, selon le niveau de responsabilité qui lui aura été conféré. Le Partenaire de mise en œuvre nomme ou recrute un(e) Chef de projet. Dans le cas où le/la chef de projet est nommé, le PNUD devra s’assurer que le candidat a les capacités pour prendre en charge les différentes activités du projet et pourra suggérer des formations pour renforcer ses capacités en matière de gestion de projet.

la chef de projet :

• Est responsable de définir quand, où et comment les activités seront mises en œuvre
• Veille à ce que le projet soit conforme à son plan
• Initie la sélection des ressources nécessaires à une bonne mise en œuvre des activités
• Informe toutes les parties prenantes de l’avancement
• Gère le changement par le biais de révisions
• Clôture le projet quand il a atteint ses objectifs où s’il n’est plus en mesure d’atteindre ses objectifs
• Est responsable et redevable pour la gestion du projet au quotidien

Assurance du projet : la fonction d’Assurance du projet relève de la responsabilité de chaque membre du Comité de projet, mais cette fonction peut être déléguée. La fonction d’Assurance du projet soutient le Comité de projet et le Comité des résultats en exécutant des fonctions objectives et indépendantes de contrôle et de suivi. Pendant le processus de mise en œuvre d’un projet, cette fonction assure que la gestion et la réalisation des étapes importantes du cycle de projet son effectuées en conformité avec les modalités de gestion de projet et les normes établies par le document de projet.

Le PNUD nomme une personne pour effectuer ce suivi, obligatoire pour tous les projets, et en général, un Chargé de programme du PNUD tient le rôle d’Assurance du projet.

Il est indispensable de séparer les fonctions d’Assurance du projet et de Gestion du projet, afin de maintenir l’indépendance de l’Assurance du projet.

Appui au projet : l’appui au projet fournit au Chef de projet un appui administratif et de gestion, tel que requis par les besoins du projet ou du Chef de projet. Il est nécessaire de séparer les fonctions d’appui au projet et d’Assurance du projet, afin de maintenir l’indépendance de l’Assurance du projet.