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Procédure de paiement direct
La procédure se déroule comme suit :
- la Directrice National et/ou le/la chef de projet prépare le formulaire FACE ainsi que les informations sur le vendeur (formulaire Vendeur et coordonnées bancaires – clé RIB dans le cas d’un nouveau fournisseur) et le transmet au PNUD.
- la chargé(e) de programme vérifie si la demande est conforme au plan de travail et si oui, vérifie si le vendeur existe. Il transmet ensuite au service financier.
- Le service financier prépare le paiement (voucher) et le transmet au chargé de programme pour vérification
- Ensuite, selon le montant, le paiement est approuvé par le/la chargé(e) de programme, le/la conseiller(e) ou l’adjoint(e) du Représentant résident
- Apres validation par le/la chargé(e) de programme, le/la responsable financier exécute le paiement
- Le virement est fait d’une manière électronique directement sur le compte du vendeur
Ci-joint la matrice des responsabilités.
Étape |
Tâche |
Responsable |
Remarques |
01 |
Envoyer la demande de paiement (FACE) certifiée par le Partenaire de mise en œuvre au PNUD |
Directeur de projet / Partenaire de mise en œuvre |
Vu que le Partenaire de mise en œuvre est responsable de la transaction, il doit garder toute la documentation d’appui (bons de commandes, factures, bons de livraison, etc…), aux fins d’audit et/ou activités de contrôle, et ne soumettre au PNUD que le formulaire FACE. |
02 |
- Vérifier la signature sur le formulaire FACE.
- S’assurer que le paiement demandé correspond au AWP ;
- Vérifier les codes utilisés
- Transmettre au service financier pour traitement. |
Gestionnaire de Projet au PNUD |
La signature sur le formulaire FACE doit être celle de la personne habilitée à gérer le projet |
03 |
Vérifier l’exactitude des codes utilisés ; Saisir le paiement sur ATLAS et le transmettre au gestionnaire de projet du PNUD pour approbation. |
Assistant Financier |
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04 |
Approuver et valider le paiement |
Gestionnaire de Projet au PNUD |
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05 |
Préparer le chèque ou le virement et le transmettre pour approbation et signature |
Assistant Financier |
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