Ouverture de compte

La responsabilité d’ouvrir et de clôturer un compte bancaire au nom du projet incombe au gouvernement et selon sa réglementation.  Le partenaire de mise en œuvre doit communiquer officiellement au PNUD le N° du compte, les noms et les qualités des personnes chargées de gérer ce compte ainsi que les spécimens de leurs signatures. Les titres de paiements (chèques, ordre de virement ou de paiement) doivent porter impérativement une double signature.

Ce compte bancaire ne devra pas être utilisé pour des besoins autres que la perception des avances du PNUD et les paiements y afférents. Ce compte ne doit pas avoir accès au crédit (c.-à-d. aux découverts) et ne doit pas être utilisé pour des investissements/placements.

Seuls les chèques remis par la banque au projet et répertoriés dans les livres comptables du projet (Numéro du chèque et numéro de la série) peuvent être utilisés lors des paiements ou le retrait des fonds. La pratique des chèques de guichet est formellement interdite.

Le partenaire de mise en œuvre exerce un contrôle strict sur ces comptes bancaires en effectuant des rapprochements bancaires au moins tous les trimestres (ou mieux tous les mois) et doit conserver un classement de toute la documentation liée aux transactions du compte. Tout intérêt perçu sur le compte bancaire du projet sur les avances doit être inclus par le partenaire de mise en œuvre dans le rapport financier FACE et crédité le projet, en l’enregistrant comme des revenus divers. Les relevés bancaires doivent être classés et archivés par le projet a des fins d’audit.

Il est fortement recommandé d’avoir au moins trois signataires des ordres de paiements afin de palier aux éventuels retards dans les opérations de paiement du à l’absence ou à l’indisponibilité de l’un des deux signataires. Les spécimens de signatures doivent être déposés à la banque, au PNUD et auprès du gouvernement. Seul le Gouvernement est habilité à clôturer le compte bancaire du projet. Il doit informer la banque et le PNUD par écrit et demander que le solde disponible soit transféré au compte du PNUD.

A la fin de chaque mois, le projet est tenu d’effectuer des rapprochements entre les paiements effectués et les états soumis par la banque. Cette pratique, appelée « Réconciliation bancaire » doit être basée sur les livres comptables du projet et sur les relevés mensuels soumis par la banque et arrêtés à la même date. Toute différence doit faire l’objet d’une investigation et apurée lors de la prochaine réconciliation.

Toute réconciliation finalisée doit être certifiée et approuvée par le/la Directrice National et/ou le/la Chef du projet.

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