Avance de fonds

Les programmes et projets sont normalement financés par des avances trimestrielles que le bureau du PNUD consent au partenaire de mise en œuvre. Pour assurer une utilisation optimale des ressources du PNUD, les avances sont consenties sur la base d’une prévision des dépenses trimestrielles, conformément au plan de travail. Les avances ne peuvent être supérieures au montant nécessaire pour le trimestre suivant.

Le partenaire de mise en œuvre soumet toutes les demandes d’avance au PNUD dans le cadre de l’Autorisation de Financement et le Certificat de dépenses (Formulaire FACE).

Chaque trimestre, le partenaire de mise en œuvre établit le rapport financier du projet. Le but étant de comptabiliser les dépenses courantes effectuées avec les avances précédentes, de calculer le solde des avances et de demander l’avance pour le trimestre suivant en fonction du budget du projet.

Le partenaire de mise en œuvre soumet la demande d’avance signée au Représentant Résident du PNUD pour signature au plus tard le 15 du mois qui suit la fin du trimestre. Le PNUD ne consent des avances de fonds que sur la base de ce formulaire signé par les deux parties contenant les détails des dépenses effectuées grâce à l’avance du trimestre précédent.

Le PNUD doit, dès réception du formulaire FACE, vérifier si des ressources sont disponibles au titre du budget et veiller à ce que le montant demandé ne soit pas supérieur au montant qui serait raisonnablement nécessaire pour les décaissements des trois prochains mois.

Les principaux éléments des procédures concernant les remises d’espèces sont les suivants :

Bases des décaissements :

• Toute remise d’espèces, quelle qu’en soit la modalité, se fonde sur les activités qu’effectuera un partenaire de mise en œuvre, telles qu'elles sont décrites dans les AWP ;
• Les partenaires de mise en œuvre présenteront une demande au PNUD pour le versement des fonds ou pour convenir du paiement direct d’une dépense programmée. Cette demande fait partie du formulaire FACE.

Périodicité des décaissements :

• Les remises directes d’espèces seront demandées et effectuées pour des périodes d'exécution du programme ne dépassant pas trois mois.
• Le remboursement de dépenses précédemment autorisées sera demandé et effectué tous les trois mois ou après l'achèvement des activités.
• Les paiements directs pour des activités précédemment autorisées seront effectués sur la base d'une requête signée par le responsable désigné du partenaire de mise en œuvre.

Rapport sur l'utilisation des ressources en espèces :

• Les partenaires de mise en œuvre qui reçoivent des ressources en espèces emploieront le formulaire FACE pour faire rapport sur l'utilisation des ressources en espèces reçues ou pour demander le remboursement de dépenses déjà encourues. Le responsable désigné du partenaire de mise en œuvre autorisera les paiements directs aux fournisseurs.
• Le même formulaire FACE sera également utilisé pour demander de nouvelles remises d’espèces ou l'autorisation d'engager des dépenses futures (pour le remboursement ou le paiement direct aux fournisseurs).
• Les ressources en espèces décaissées mais non utilisées par le partenaire de mise en œuvre peuvent être reprogrammées par accord mutuel si cela est conforme à l'objectif et au calendrier de la source de financement ; ou elles  peuvent être rendues.

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