Suivi et rapports

De nombreux rapports sont utilisés pour gérer les finances dans le cadre de l’exécution nationale.

L'Autorisation de Financement et le Certificat de Dépenses (FACE) rend compte des dépenses et demandes d’avance. Dans les nouvelles procédures harmonisées, le formulaire FACE a été conçu pour refléter les dépenses cumulées par trimestre. Cela est possible si le partenaire de mise en œuvre et le PNUD le conviennent, en tenant compte du fait que le taux de change à utiliser pour enregistrer les dépenses sera celui correspondant au dernier mois du trimestre (mars, juin, septembre et décembre). Il faut noter que cumuler des dépenses à un taux de change unique peut faire varier les frais du projet en dollars américains équivalents.

Le Rapport combiné de dépenses (CDR) est le rapport qui reflète les dépenses totales et les obligations en cours (enregistrées dans Atlas) d’un projet au cours d’une période (par trimestre et obligatoirement en fin d’année). Ce rapport est préparé par le PNUD grâce à Atlas. Le CDR combine les dépenses de trois sources de déboursement :

• Le Partenaire de mise en œuvre (gouvernement ou ONG)
• Le PNUD (bureau de pays, siège et autres bureaux de pays)
• Paiements directs 
• Les services d’assistance du PNUD 
• Autres Agences des Nations Unies

Le CDR rend également compte :

• Du bénéfice/perte réalisé(e)(bénéfice/perte de change du fait de la différence des dates du bordereau et du paiement).
• Du bénéfice/perte non réalisé(e)(réévaluation des soldes des avances)

Le CDR constitue le rapport officiel des dépenses/obligations du projet pour la période. Le CDR émis à la fin de l’année contiendra donc toutes les transactions valides du projet pour l’année clôturée. Les dépenses/obligations qui y figurent sont considérées comme définitives pour l’année en question et, par conséquent, le recadrage du budget restant pour la ou les années suivantes du projet se fera sur la base de ces informations. Si des ajustements doivent être réalisés dans la comptabilité du projet une fois que le CDR a été émis, ils doivent être enregistrés l’année suivante. Une fois que le CDR est « clos », aucun autre ajustement ne peut être effectué pour cette période.