Étape |
Tâche |
Responsable |
Remarques |
01 |
Ouvrir un compte bancaire pour recevoir les avances |
Directeur du projet / Partenaire de mise en oeuvre |
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02 |
Envoyer la lettre de désignation et le spécimen de signatures des personnes autorisées à signer le plan de travail et à gérer le compte du projet. |
Directeur du projet / Partenaire de mise en oeuvre |
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03 |
Conserver les fichiers du projet ainsi que les mises à jour et les dossiers y afférents, y compris :
les informations sur le compte bancaire.
la liste des signataires habilités à gérer le projet. |
Gestionnaire de Projet du PNUD |
La signature sur le formulaire FACE doit être celle de la personne habilitée à gérer le projet |
04 |
Vérifier la disponibilité des fonds. S’assurer que les fonds demandés sont en ligne avec l’AWP. Planifier les activités du projet en ligne avec l’AWP pour le trimestre suivant. |
Directeur du projet / Partenaire de mise en oeuvre |
Au moment où le partenaire de mise en œuvre demande une avance, il doit vérifier qu’il existe des fonds suffisants au niveau du Donateur / Fonds spécifiques afin que le PNUD puisse procéder à l’avance. Le montant demandé doit refléter une prévision réaliste des fonds nécessaires pour la période demandée. En règle générale, le PNUD ne versera pas d’avance si les fonds du projet (au niveau du Donateur / Fonds spécifiques) ne sont pas disponibles. |
05 |
Préparation, signature et soumission du FACE, à chaque fois que le projet a besoin de fonds et au moins une fois par trimestre. Joindre un exemplaire du relevé bancaire indiquant le solde à la clôture du trimestre concerné. Joindre un état de rapprochement au solde des fonds disponibles tel que l’indique FACE. |
Directeur du projet / Partenaire de mise en oeuvre |
Se référer à la préparation du formulaire FACE dans la section des Modèles et Formulaires. Le FACE devra être soumis au PNUD dans les 15 jours qui suivent la fin du trimestre concerné. |
06 |
Vérifier la pertinence des dépenses certifiées et de la demande d’avance de fonds par rapport à l’AWP ; S’assurer de l’exactitude des codes utilisés et transmettre au service financier pour traitement |
Gestionnaire de Projet du PNUD |
Les dépenses effectuées ainsi que la demande d’avance de fonds doivent être conformes à l’AWP |
07 |
Vérifier les codes utilisés et saisir sur ATLAS la réconciliation des dépenses ainsi certifiées ainsi que la demande d’avance de fonds. Transmettre le paiement au gestionnaire de Projet du PNUD pour approbation et validation |
Assistant Financier du PNUD |
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08 |
Préparer le chèque ou le virement et le transmettre pour approbation et signature |
Assistant Financier du PNUD |
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09 |
Effectuer les déboursements à partir des fonds transférés par le PNUD sur le compte du projet. |
Directeur du projet / Partenaire de mise en oeuvre |
Le Partenaire de mise en oeuvre effectue les déboursements en fonction de l’AWP et conserve les dossiers de toutes les transactions. Lorsque d’autres fonds sont nécessaires, il répète le processus à partir de l’étape 3. |
