Autorisation de Financement et Certificat de Dépenses (Funding Agreement and Certificate of Expenditure - FACE)

Le formulaire FACE est utilisé par les partenaires pour demander au PNUD d’effectuer un paiement pour le compte du projet, demander une avance de fonds et/ou rendre compte des dépenses effectuées. Le FACE sera donc utilisé pour les transferts d’espèces et les paiements directs.

Pour être traité, le formulaire FACE doit être :

1. - Conforme au plan de travail annuel,
2. - Conforme au plan de travail trimestriel (en cas de demande d’avance de fonds)

Le formulaire FACE remplit plusieurs fonctions importantes :

• La demande d’autorisation de financement : La partie « demandes/Autorisations » sera remplie par le partenaire de mise en œuvre qui y inscrit le montant des fonds demandés à utiliser au cours de la prochaine période comptable, conformément à un plan de travail trimestriel détaillé (en cas de demande d’avance de fonds) et le montant d’une demande de paiement (en cas de paiement direct). Le PNUD peut accepter, refuser ou modifier le montant approuvé, selon sa conformité ou non au plan de travail.
• Rapport sur les dépenses : La partie « Rapport » sera remplie par le partenaire de mise en œuvre pour rendre compte au PNUD des dépenses effectuées sur l’avance reçue, au cours de la période comptable considérée. Le PNUD peut, après examen, accepter, rejeter ou demander un amendement aux dépenses faisant l’objet de rapports financiers.
• Certification des dépenses : La partie « Certification » sera remplie par le responsable désigné du partenaire de mise en œuvre pour confirmer l'exactitude des dépenses effectuées et des informations fournies.

Ainsi, le responsable certifie que :

• la demande de financement présentée (demande d’avance de fonds ou demande de paiement direct) représente les estimations des dépenses programmées conformément à l’AWP, et que les estimations détaillées des coûts sont jointes en annexe (Plan de travail trimestriel) ;
• les dépenses couvrant la période considérée ont été effectuées conformément à l’AWP et aux estimations détaillées des coûts, précédemment approuvées.

En outre, le responsable désigné atteste que les justificatifs financiers aussi pour les dépenses effectuées directement par le projet que celles faisant objet de demandes de paiement direct, seront disponibles sur demande pendant une période de cinq ans, aux fins d’audit.

Pour plus d’informations au sujet du formulaire et comment le remplir, cliquer ici.