Gestion financière

Dès sa signature par les différentes parties concernées, le plan de travail annuel devient un cadre juridique valable qui confirme (i) la disponibilité des ressources, (ii) la satisfaction de toutes les conditions et facteurs essentiels à son exécution et (iii) la volonté commune des parties à réaliser les résultats et à atteindre les objectifs retenus.

Durant l’évaluation des capacités de mise en œuvre du partenaire, en matière de gestion des projets, les considérations suivantes ont été prises en considération :

• Capacité technique : capacité à gérer les aspects techniques du projet.
• Capacité managériale : capacité à planifier, gérer et coordonner les activités.
• Capacité administrative : capacité à utiliser les procédures nationales pour gérer efficacement les fonctions Approvisionnements et Ressources Humaines :
• Capacité financière à :

1. établir les budgets du projet,
2. garantir la sécurité physique des avances, des espèces et des dossiers,
3. débloquer des fonds au moment opportun et de manière efficace,
4. tenir un registre des DP (FACE) (modalités de demandes de paiement direct)
5. produire les rapports financiers (FACE) (modalités avances de fonds)
6. procéder à un rapprochement bancaire (modalités avances de fonds), et
7. préparer les dépenses et autoriser les engagements.

Pour lancer les activités du projet, le partenaire de mise en œuvre doit s’assurer que les contributions ont été effectivement reçues par le PNUD. En effet, les paiements ne peuvent, en règle générale, être exécutés que si les contributions sont reçues.

Modalités d’exécution du projet :

Le projet fonctionne selon l’une et/ou l’autre modalité :

1- Demande d’avance de fonds : C’est la modalité selon laquelle, le partenaire de mise en œuvre demande une avance de Fonds au PNUD à recevoir sur le compte du projet, ce qui lui permet d’effectuer des déboursements dans le cadre de la gestion du projet sur la base de l’AWP.

2- Demande de paiement direct : C’est la modalité selon laquelle, le partenaire de mise en œuvre demande au PNUD de payer directement un fournisseur après obtention de biens ou services de ce dernier, livrés ou rendus dans le cadre de la gestion du projet sur la base de l’AWP. Dans le cas où le partenaire de mise en œuvre s’appuie sur le PNUD pour effectuer un paiement pour le compte du projet, une demande est faite au bureau du PNUD qui utilisera ses propres procédures pour la fourniture de ce service et chargera le projet pour le service ainsi rendu.

Dans les deux cas de figure (avance de fonds ou demande de paiement direct), le même formulaire FACE sera utilisé.

Un état récapitulatif de toutes les dépenses effectuées pour le compte d’un partenaire est généré du système ATLAS et transmis au partenaire de mise en œuvre, sur une base mensuelle.