Suivi du projet

Dès l’approbation du projet ou programme, un plan détaillé du suivi doit être établit. Ce plan doit mentionner spécifiquement la stratégie de suivie retenue, les rapports à produire, les consultations envisagées et la nature des décisions à prendre.

Le suivi régulier des activités du projet permet d’apporter les ajustements nécessaires en vue de réaliser les résultats et les objectifs initialement retenus. Le rapport de suivi doit être succinct et précis. L’accent doit être mis sur les difficultés rencontrées et sur les moyens suggérés pour dépasser ces difficultés.

Les rapports de suivi sont des instruments de base pour la réalisation d’une évaluation ou d’un audit du projet. Les décisions retenues suite aux recommandations formulées dans les rapports de suivi doivent être planifiées dans le temps et toute implication budgétaire doit être approuvée par le bailleur de fonds.

Les activités de suivi recommandées par le PNUD sont les suivants :

Mensuellement : Réunion entre le chef de projet et le responsable du projet au niveau du PNUD.  Ces réunions se dérouleront alternativement une fois sur le lieu du projet et une fois au bureau du PNUD. Durant ses réunions seront discutés les éléments suivants :

• Journal de qualité : Les progrès et la qualité des prestations produites seront évalués sur la base des critères de qualité établis dans les indicateurs, la description des prestations et le calendrier planifié, Si des modifications sont nécessaires, la description des prestations et/ou le calendrier seront mis à jour.
• Journal des problèmes : Tout problème du projet sera discuté et des solutions suggérées.
• Journal des risques : En examinant l’environnement externe qui affecte l’exécution du projet les risques seront discutés et les plans de gestion des risques associés seront développés si nécessaire.
• Mis à jour du calendrier de suivi du projet. Le calendrier de suivi du projet doit être mis à jour par le chef de projet pour faire le suivi des événements et actions de gestion

Trimestriellement : Réunion entre le chef de projet et le responsable du projet au niveau du PNUD pour :

• Préparer le Rapport trimestriel des progrès Project Progress Reports (PPR), comportant les rapports trimestriels financiers (CDR)  produits par le PNUD et le suivi des progrès du projet soumis par le chef de projet.

Annuellement : Réunion durant le premier mois de l’année entre le chef de projet et le responsable du projet au niveau du PNUD pour discuter et valider.

• Le résumé des résultats atteints par rapport aux objectifs cibles  prédéfini du projet.
• Journal des enseignements tirés : Les enseignements tirés du projet doivent être répertoriés pour assurer un enseignement continu et une adaptation au sein du PNUD.

Ces deux documents forment le rapport annuel de projet. Ce rapport est indispensable pour permettre de débloquer les fonds pour l’année suivante.

Annuellement : Réunion durant le mois de novembre entre le comité de pilotage, le chef de projet et le responsable du projet au niveau du PNUD pour discuter et valider le plan de travail de l’année suivante en termes d’activités et de budget. Ce plan de travail va permettre de préparer les révisions budgétaires et de démarrer d’une manière optimum et sans interruption dans les déboursements l’année suivante.

Annuellement : Le PNUD produit durant le mois de Mars le rapport annuel des dépenses (CDR -Format Atlas). Ce rapport est signé par le/la Directeur(rice) National et  une copie est envoyée au PNUD.