Rôles et responsabilités

Durant cette phase, les rôles et responsabilités sont répartis de la manière suivante :

Chef de projet

• Planifie les activités du projet et contrôle le progrès par rapport aux critères de qualités initiales;
• Mobilise les biens et services pour initier les activités, incluant la rédaction des TdR et spécificités du travail;
• Contrôle les évènements comme définis dans le plan d’évaluation et communication, et actualise le plan;
• Gère les demandes de dotation de ressources financières par le PNUD, utilisant l’avance de fonds, des paiements directs, ou le remboursement via le formulaire FACE;
• Contrôle les ressources financières et de comptabilité pour garantir la précision et fiabilité des rapports financiers;
• Gère et contrôle les risques du projet initialement identifies dans la proposition de projet, soumet les nouveaux risques au Comité de Projet pour considération et décision sur des possibles actions si nécessaires; actualise l’état de ces risques en mettant a jour le journal des risques;
• Est responsable de la gestion des problèmes qui surviennent durant la mise en œuvre du projet en mettant a jour le journal des problèmes.
• Prépare le rapport trimestriel de progrès (progrès tenant compte des activités planifiées, actualisation du journal des risques et journal des problèmes, dépenses) et soumet ce rapport au Comité de Projet et au PNUD;
• Prépare le rapport d’évaluation annuel et le soumet au Comité de Projet et au PNUD.

Comité de projet

• Fournit un appui et une direction générale, garantissant que le projet demeure dans les contraintes spécifiées;
• Fournit les mesures à prendre en cas de risques spécifiques;
• Conduit les réunions régulières afin d’évaluer les rapports trimestriels du projet et fournit une direction et des recommandations pour garantir que les résultats sont produits de manière satisfaisante en accord avec le plan; 
• Evalue le CDR (Combined Delivery Reports, Rapport combiné des dépenses avant la certification par le partenaire de mise en œuvre;
• Approuve le rapport d’évaluation annuel du projet, fait des recommandations pour le AWP suivant, et informe le Comités de Résultats  sur les résultats de l’évaluation;
• Evalue et approuve le rapport de projet final et fait des recommandations sur les actions de suivi à prendre;
• Juge et décide des changements dans le projet en opérant des révisions.

Assurance du projet

• Assure que des fonds sont mis à disposition du projet;
• Assure que les risques et problèmes sont correctement gérés, et que les journaux dans Atlas sont régulièrement actualisés;
• Assure que les informations essentielles sur le projet sont contrôlées et actualisées dans Atlas, en utilisant notamment le journal du suivi de la qualité;
• Assure que les Rapports de progrès trimestriels sont préparés et soumis à temps et en accord avec les standards en termes de format et qualité de contenu;
• Accomplit les tâches de supervision, comme les visites de contrôle périodiques et vérifications ponctuelles;

Appui au projet

Offre des services administratifs:

• Initie et maintient les dossiers du projet
• Recueille les information/données liés au projet
• Actualise les plans
• Administre le processus d’évaluation de la qualité
• Administre les réunions du Comité de Projet

Gestion  de la documentation de projets:

• Etablit les procédures de contrôle des documents
• Compile, copie et dissémine tous les rapports du projet

Gestion financière, suivi et évaluation

• Assiste dans les tâches de la gestion financière sous la supervision/responsabilité du Chef de projet

Offre des services d’appui technique

• Offre des conseils techniques
• Evalue les rapports techniques
• Suit les activités techniques menées par les parties responsables

Gestionnaire de Programme (Représentant Résident du PNUD):

• Approuve et signe les AWP pour l’année
• Approuve le budget pour la première année dans Atlas

Partenaire de mise en œuvre :

• Approuve et signe les AWP pour l’année
• Approuve et signe le CDR de fin d’année
• Signe les formulaires FACE