Contrôle des activités, Suivi et Evaluation

Le contrôle des activités, le suivi et  l’évaluation sont des outils de gestion essentiels et interdépendants et qui se complètent mutuellement. Ces instruments qui aident le projet à s’acquitter de ses obligations de rendre compte de l’utilisation des ressources qui lui sont confiées, offrent une base solide pour la prise de décisions et permettent de tirer des enseignements pratiques de l’expérience acquise.

Le suivi et l’évaluation permettent d’améliorer la performance et d’obtenir des résultats. Le contrôle des activités  donne l’assurance au PNUD que les ressources ont été gérées conformément  aux règlements financiers, règles et procédures prescrits pour les programmes ou projets

Contrôle des activités

Actuellement la plupart des organismes s’appuient sur ce que l’on appelle un “système de contrôles”. Ils mettent en place des vérifications pour s’assurer que les fonds qui sont confiés à des partenaires de mise en œuvre sont utilisés à des fins appropriées. Le nouveau système est basé sur une approche de “gestion de risques”.  Il reconnaît que les remises d’espèces présentent un risque et il reconnaît aussi que le niveau de risque est variable. Par exemple: dans le cas de partenaires de longue date qui ont une gestion stable et des systèmes de gestion interne solides, le risque est faible, alors que dans le cas d’un nouveau partenaire sur lequel on dispose de peu d’informations, le risque sera plus élevé. 

Bien que les évaluations fournissent un examen du système de gestion des finances nationales (macro-éaluation) et des capacités de gestion financière des partenaires de mise en œuvre (micro-évaluation), elles doivent aussi permettre de mettre à jour les lacunes dans les capacités des institutions des partenaires nationaux et d’aider les équipes de pays des Nations Unies à élaborer leurs activités de développement et le renforcement des capacités.   

Le contrôle des activités permet de connaître les pratiques de contrôles internes et de gestion financière du partenaire, pour déterminer si les fonds ont bien été utilisés aux fins convenues et pour vérifier l’exactitude des rapports du partenaire sur l’utilisation des fonds afin de s’assurer que cette utilisation est conforme et juste.

 Évaluation.

L’évaluation est un jugement porté quant à la pertinence, au bienfondé, à l’efficacité, à la rationalité, à l’impact et à la viabilité des efforts menés en faveur du développement, sur la base de critères et de points de comparaison convenus par les principaux partenaires et parties prenantes. La conception de l’évaluation, ainsi que l’analyse et l’interprétation des informations recueillies dans le but de répondre à des questions spécifiques, doivent se faire de façon rigoureuse, systématique et objective. L’évaluation permet de déterminer ce qui fonctionne et pourquoi, met en relief les résultats obtenus, qu’ils soient intentionnels ou non, et fournit des enseignements stratégiques destinés à guider les décideurs et à informer les parties prenantes.

L’introduction de la culture du résultat depuis 2002 a conduit le PNUD à établir un système de suivi et d’évaluation solide et cohérent permettant la mesure de la performance et de favoriser l’apprentissage.

En 2006, dans le cadre de l’institutionnalisation du système de suivi et d’évaluation axé sur les résultats, le PNUD a redéfini le périmètre sur lequel portait habituellement l’évaluation.

Traditionnellement, le PNUD pratique les évaluations de projets qui se concentrent sur la performance d’un seul projet pendant ou à la fin du cycle. Elles estiment les contributions, l’efficacité, l’utilité, la pertinence et la pérennité spécifiques des interventions, ainsi que la position stratégique et les partenariats. Les enseignements tirés et l’information apportée via ce type d’évaluation au niveau du projet, tend à être remplacée par un suivi amélioré du projet, reposant sur une planification solide, des réunions et des rapports de suivi plus fréquents et un ensemble d’outils de suivi prenant en compte toutes les dimensions (risques, problèmes et enseignement tirés) de l’évaluation de projet traditionnelle. Dans certains contextes spécifiques les évaluations de projets si elles sont justifiées peuvent être pratiquées. Cependant elles tendent à se raréfier au profit d’évaluation de résultats et d’impacts « GAR ». Ces évaluations se situent à un niveau de résultat plus large correspondant aux « effets » c’est à dire aux changements réels ou souhaités sur le plan du développement que l’on cherche à obtenir en intervenant. Pour parvenir à ce type de résultat, la contribution de plusieurs partenaires est généralement requise.

Les évaluations des résultats abordent les résultats à court, moyen et long terme d’un programme ou groupe de projets soutenus par le PNUD. Elles comprennent une évaluation de l’efficacité, de l’utilité, de la pérennité et la pertinence du programme et/ou tous les projets pertinents contre leurs propres objectifs, leur contribution combinée, et la contribution des facteurs et acteurs externes. Les évaluations des résultats examinent également les effets imprévus du programme ou des projets. Lorsque plusieurs agences contribuent à un résultat, le PNUD doit chercher à exécuter une évaluation conjointe. Celle-ci augmentera l’efficacité et réduira les frais de transaction.

Suivi

Le suivi est distinct de l’évaluation. C’est une fonction continue visant essentiellement à assurer à la direction et aux principales parties prenantes une intervention permanente assortie d’indications rapides de progrès ou d’absence de progrès dans la réalisation des résultats.