Clôture de projet

Ceci est la dernière étape du cycle de projet. Il termine formellement un projet, sur le plan opérationnel et financier. Un projet est clos au niveau opérationnel lorsque toutes les activités du projet ont cessé et que les réalisations ont été accomplies. Un projet est clos sur le plan financier lorsque tous les comptes rendus de transactions financières ont été effectués et que tous les comptes sont clos. Un projet doit être clos sur le plan financier aussitôt que possible, mais pas plus tard que 12 mois après sa clôture opérationnelle.

Le processus suivi est le suivant :

Rapport Final et action de suivi

Le rapport final, sous la forme d’une étude de cas, doit être préparé ainsi que les notes sur les actions de suivi afin de les soumettre au PNUD pour mettre à jour le plan d’évaluation des résultats.

Examen final

Le comité de projet (ou comité de résultats/effets) se réunit pour examiner les finances du projet, les résultats/effets, les progrès par rapport aux Stratégies de développement des capacités et les enseignements tirés. L’examen comprend:

• La qualité des prestations de l’activité
• Performance du projet en général
• Les activités en suspens
• L’utilisation du budget restant, le cas échéant
• Date de clôture effective du projet
• La transition des responsabilités vers les homologues nationaux
• Le transfert des matériels

Clôture opérationnelle

Le projet est achevé sur le plan opérationnel lorsque les dernières contributions financées par le PNUD ont été fournies et les activités associées achevées. Le chef de projet doit notifier le PNUD lorsque ce stade a été atteint.
Lorsqu’un projet est achevé sur le plan opérationnel, les parties doivent convenir de la cession de tous équipements restant la propriété du PNUD.
Sur la base de la décision du comité de projet de clore le projet, aucun autre engagement financier ne peut être pris.

Transfert

Les produits du projet, les documents, fichiers, équipement et matériel doivent être transférés (s'ils ne le sont pas encore) aux bénéficiaires nationaux ou représentant nationaux.

Traiter les transactions en suspens

Les transactions et dépenses engagées par le partenaire de mise en œuvre sont traitées 

Signer CDR final

Au plus tard douze mois après la clôture opérationnelle, toutes les transactions en suspens étant traitées, le CDR est produit et signé par le PNUD et le partenaire de mise en œuvre pour confirmer les comptes et dépenses financiers finaux du projet.

Clôture projet et comptes

Le projet est clôturé dans le système de gestion du PNUD, assurant qu’aucune autre transaction financière ne peut être effectuée. Tous les comptes ou fonds financiers du projet sont aussi clôturés.