Principes et Procédures du PNUD

Principes :

Conformément aux Règlements et règles financiers du PNUD, les principes généraux suivants doivent être pris en considération pendant l’exécution d’achats au nom de l’organisation :

• L’optimisation des ressources
• L’équité, l’intégrité et la transparence
• La compétition
• L’intérêt du projet PNUD

Pour une meilleure planification du processus d’achat, il est important qu’un plan d’approvisionnement soit préparé en même temps que le plan de travail annuel. Dans le cas ou le partenaire de mise en œuvre sollicite le bureau du PNUD pour l’achat de biens ou de service et pour permettre au bureau la fourniture de service de qualité et dans les délais, ce plan sont communiqués au bureau du PNUD préférablement au moment ou le plan de travail est préparé. Sur la base de ce plan d’approvisionnement, une demande d’achat (réquisition) est préparée par le chef de projet. Cette demande doit inclure, au minimum :

• la quantité de produits à acheter ;
• la date de livraison;
• le lieu de livraison;
• prix ou coût estimé ; et
• toutes informations complémentaires (c.-à-d. caractéristiques techniques, les normes et standards, etc…)

Ensuite, la procédure se déroule comme suit :

• Le chargé de programme du PNUD, en coordination avec le responsable des achats vérifie  si la liste du matériel et les spécifications mentionnées dans le descriptif du projet sont valables et complètes.
• Le chargé de programme introduit la réquisition dans le système Atlas afin de vérifier si les fonds sont disponibles
• Le service des achats procède à l’acquisition des fournitures en appliquant les principes et procédures du PNUD (ci-dessous)
• Aussitôt que le vendeur est sélectionné, le service des achats crée le vendeur si nécessaire (nouveau vendeur), prépare le bon de commande dans le système Atlas, le fait approuver et l’envoie au vendeur qui signe sur le bon de commande
• Aussitôt le projet reçoit les fournitures, il rempli un formulaire de réception, le joint a la facture, rempli le formulaire de demande de paiement  et communique le tout au PNUD.
• Le paiement effectué par le service financier du PNUD.

Procédure d’acquisition

• Le service des achats ouvrent les plis, en présence de l’équipe d’évaluation,  au jour mentionné dans l’appel d’offres, enregistre les offres correctes, élimine les offres incorrectes et transmet a l’équipe d’évaluation
• L’équipe d’évaluation  applique les critères préétablis pour sélectionner la meilleure offre
• Si le montant est supérieur a 30.000 $, le service d’achat prépare la documentation et la transmet au comite de CAP qui se réunit, examine la proposition et fournit des recommandations au représentant résident
• Sinon, la proposition est envoyée au représentant résident Adjoint pour approbation
• Si le montant dépasse de l'acquisition dépasse les 100.000 $, le dossier est transmis au comité des achats du siège pour décision finale

Équipe d’évaluation

Une fois reçues et ouvertes, les soumissions doivent être étudiées par une équipe d’évaluation nommée par le Représentant Résident. Cette équipe doit être composée de trois à cinq personnes capables de rendre des avis objectifs et indépendants et de fournir des informations sur le sujet. le/la Directeur(rice) National nomme une personne du projet pour faire partie de ce comité d’évaluation. Elle doit, en outre, être présidée par une personne d’expérience qui offre différentes perspectives et un appui technique solide au Représentant résident, en matière d’achats.

Toutes les soumissions doivent être évaluées en fonction des caractéristiques techniques et du cahier des charges stipulés dans les documents d'invitation à soumissionner. Il faut établir un système de notation approprié et des critères d’évaluation.

Toutes les soumissions doivent être mises en tableau sur un relevé récapitulatif dûment signé et certifié par les évaluateurs. Seules celles concernant des marchandises, des travaux de génie civil ou des services dont les caractéristiques respectent ou dépassent les spécifications et les modalités commerciales doivent être considérées comme recevables. Le prix est décisif dans l’attribution du contrat, sauf si l’offre est rejetée pour une raison particulière (par exemple, le soumissionnaire ne réussit pas à soumissionner pour les marchandises, les travaux de génie civil ou les services demandés ou à remettre sa soumission dans le délai imparti).