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Opérations/Finances

Opérations/Achat

Méthodes d'achat :

Les Groupes d'activité peuvent utiliser une variété de méthodes d'achat pour les demandes et soumissions de marchandises, travaux de génie civil et/ou services. La méthode choisie dépend d'un nombre de facteurs, y compris le type de marchandise ou service recherché ainsi que sa valeur.

L'objectif global du processus de demande et de soumission pour acheter des marchandises de grande qualité, des travaux de génie civil et/ou services aussi économiquement que possible. Pour le PNUD, cet objectif s'atteint le mieux à travers une utilisation transparente des fonds publics et une concurrence efficace, ce qui affecte le choix de méthode d'achat et la documentation et procédures utilisées.

Demande de prix

Une demande de prix (RFQ) est habituellement utilisée pour l'achat de marchandises, travaux de génie civil et/ou services lorsque la valeur du marché est comprise entre 2 500 USD et 100 000 USD. Si les produits sont requis sur une base répétitive, et la valeur cumulative du marché excède 100 000 USD au cours de l'année calendaire, le Groupe d'activité doit soit utiliser l'appel d'offres (ITB) soit une demande de prix (RFQ), selon ses besoins particuliers.

Une RFQ demande des propositions, et d'autres modalités et conditions commerciales pour les produits nécessaires, à une liste de fournisseurs. Pour respecter une concurrence efficace, les Groupes d'activité doivent évaluer les propositions d'au moins trois réponses [lorsque l'offre correspond aux exigences (c.-à-d. les caractéristiques, conditions de livraison, modalités et conditions du PNUD)] ET propositions qualifiées [ou le fournisseur satisfait les critères d'éligibilité de base], puis l'attribution s'effectue à l'offre acceptable proposant le prix le plus bas.

Appel d'offres

Un appel d'offres (ITB) est en général utilisé pour l'achat de marchandises d'une valeur de 100 000 USD ou plus ; ou lorsqu'aucune approche technique au projet en question, ou gestion/surveillance d'une activité de projet n'est demandée des fournisseurs potentiels. L'ITBS impose certaines exigences aux fournisseurs pour qu'ils satisfassent aux caractéristiques précises des marchandises recherchées par le PNUD. Les ITB peuvent également s'appliquer aux achats de travaux de génie civil ou de service qui peuvent être exprimés quantitativement et qualitativement.

Les ITB garantissent des annonces publiques ou la demande d'offres d'une liste de fournisseurs qualifiés. Lorsqu'une liste de fournisseur est utilisée pour des appels d'offres, des justifications adéquates (c.-à-d. préqualification des fournisseurs ; annonce d'une manifestation d'intérêt ; annonce ouverte menée au cours des 12 derniers mois ; urgence) doivent être fournies.

Pour respecter l'économie et l'efficacité, les Groupes d'activité doivent évaluer les propositions d'au moins trois réponses [lorsque l'offre correspond aux exigences (c.-à-d. les caractéristiques, conditions de livraison, modalités et conditions du PNUD)] ET propositions qualifiées [ou le fournisseur satisfait les critères d'éligibilité de base], puis l'attribution s'effectue à l'offre acceptable proposant le prix le plus bas.

Invitation à soumissionner

Une invitation à soumissionner (RFP) est recommandée pour tous les marchés dépassant 100 000 USD, pour lesquels les produits et/ou résultats ne peuvent être exprimés suffisamment en détail, au niveau quantitatif ou qualitatif, au moment ou l'invitation est lancée, par exemple, lorsque des services de consultation ou similaire ou marchandises complexes sont requis par le Groupe d'activité.

Bien que des invitations à soumissionner (RFP) puissent également être utilisées pour l'achat de marchandises, travaux de génie civil et/ou services dont la valeur est estimée à moins de 100 000 USD, elles sont en général plus compliquées que les RFQ et ITB, impliquant de nombreux processus différents, et donc une acceptation plus formelle des procédures d'achat. Les RFP invitent les fournisseurs potentiels à répondre à l'appel d'offres en offrant une solution aux caractéristiques spécifiques, cahier des charges ou conditions décrivant les besoins. En plus des solutions généralement proposées sous forme d'une proposition technique, les fournisseurs potentiels doivent indiquer tous les coûts associés comme une proposition financière séparée.

De la même manière, pour respecter l'économie et l' efficacité, les Groupes d'activité doivent évaluer les propositions d'au moins trois réponses [lorsque l'offre correspond aux exigences (c.-à-d. les caractéristiques, conditions de livraison, modalités et conditions du PNUD)] ET propositions qualifiées [ou le fournisseur satisfait les critères d'éligibilité de base] reçus selon la méthode du double enveloppe, puis l'attribution s'effectue à l'offre la plus réactive aux besoins spécifiés, y compris le prix et d'autres facteurs.